Reglamento de la administración del fondo de caja chica

Normativa institucional / Normativas Institucionales

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12. ANEXO 1 FORMATO DE VALE DE CAJA CHICA

10. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 8 Art. 26 . El incumplimiento de las disposiciones de este reglamento, se rá considerado como falta grave y en consecuencia se aplicará lo establecido en el reglamento interno de trabajo del FIAES. Ar t. 27. Queda derogado y dejase sin efecto toda disposición estab lecida en el instructivo para el manejo del fondo de caja chica aprobado por el Consejo Administrativo en reunión CA- 04/200 9 de fecha 29 de mayo de 2009. Art. 28. El presente reglamento entrará en vigencia una vez sea aprobado por e l Consejo Administrativo, y se emita el acuerdo correspondiente, seguido debe ser del conocimiento de los em pleados/as del FIAES.

13. FONDO DE LA INICIATIVA PARA LAS AMÉRICAS Solicitud de Reintegro de Caja Chica N° __________ Fecha: ____________________________ Fecha N° Vale Proveedor Concepto V. Bruto Renta V. Líquido Acumulado Disponible Saldo Inicial $ Totales $ $ $ Valor a reintegrar $ Contadora General Revisado Gerente Financiero Administrativo Encargada/o de caja chica Autorizado Elaborado ANEXO 2 FORMATO DE SOLICITUD DE REINTEGRO DE CAJA CHICA

2. Contenido Capítulo I 2 Objetivo , alcance y ámbito de aplicación Capítulo II 2 Definiciones Capítulo III 3 De la creación y cuantía del fondo Capítulo IV 3 De la autorización, solicitud y liquidación de vales de caja chica Capítulo V 4 De la designación, utilización, reconocimiento y prohibiciones del fondo Capítulo VI 5 Del manejo, uso y reposición del fondo Capítulo VII 6 De la administración del fondo Capítulo VIII 7 De la seguridad y control interno del fondo Capítulo IX 7 Disposiciones finales

3. ACUERDO DE CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA CONSIDERANDO: I. Que dentro de las actividades de adquisiciones de bienes y servicios que realiza el Fondo de la Iniciativa para las Américas – FIAES, se consideran los de menor cuantía y de carácter urgente para atender de manera oportuna diversas actividades. II. Resulta impráctico y oneroso la emisión de cheques para los bie nes y servicios de menor cuantía. III. Es necesario actualizar el Instructivo para el manejo del fondo d e c aja chica, aprobado en reunión de Consejo Administrativo CA-04/2009 de fecha 29 de mayo de 2009 , ya que dicho instrumento normativo debe considerar la nueva forma de trabajo territo rial establecida en el Plan Estratégico Institucional 2015- 2020. POR LO TANTO: El Consejo Administrativo en uso de sus facultades que le confi ere el acuerdo suscrito entre el Gobierno de la República de El Salvador y el Gobierno de los Estados Unid os de América, ratificado mediante Decreto Legislativo 585 de fecha 30 de junio de 1993, relativo al establecimien to del Fondo y del Consejo Administrativo de la Iniciativa para las Américas. ACUERDA: I. Autorizar la constitución del fondo de c aja chica para la sede central de FIAES, por la cantidad de QUINIENTOS 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA; ($500.00), autorizar la constitución de un fondo de c aja chica para cada sede territorial de FIAES, por la cantidad de TRESCIENTOS 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA; ($300.00); y, aprobar el nuevo reglamento para la administración del fondo de caja chica, según acuerdo 6.1 de reunión CA-04/2016 de fecha 25 de mayo de 2016.

5. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 3 CAPITULO III DE LA CREACIÓN Y CUANTÍA DEL FONDO CREACIÓN Art. 5. Se creará un fondo de caja chica de acuerdo a los valores esta blecidos para la sede central y sedes territoriales del FIAES, conforme a lo establecido en el acuerdo de con stitución del fondo de c aja chica de este Reglamento. Este se creará por medio de depósito bancario o cheque a no mbre del administrador/a del fondo, quién deberá mantener el efectivo con las seguridades apro piadas bajo su custodia, e ir utilizando la c aja chica conforme las necesidades institucionales . CUANTÍA Art. 6. El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobre pasar el 20% del total del fondo de caja chica, considerando un techo máximo de DOSCIENTOS DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA. CAPITULO IV DE LA AUTORIZACIÓN, SOLICITUD Y LIQUIDACIÓN DE VALES DE CAJA CHICA AUTORIZACIÓN DE VALES Art. 7. Todos los pagos o desembolsos con fondos de c aja chica serán autorizadas por la Gerencia Financiera Administrativa, salvo que el valor exceda lo establecido en el Art. 6 de este Reglamento y hasta un monto máximo de $200.00, la solicitud será aprobada por la Dirección Ejecutiva del FIAES. SOLICITUD DE VALES Art. 8 . La solicitud de fondos se realizará generando el vale de c aja chica en el módulo del sistema informático que se utilice para tal fin. Posterior a su autorización, e l/la solicitante imprimirá el vale de caja chica (según anexo 1), y presentará al administrador/a del fondo para qu e le haga entrega de los fondos. LIQUIDACIÓN DE VALES Art. 9. La liquidación de vale de caja chica se realizará a más tardar cinco dí as posteriores a la solicitud de fondos, y se presenta rá n los respectivos comprobantes de la erogación de fondos- como señala el art. 20 de este reglamento. En caso de sobrar fondos reintegrarlos al administrador/a de l fondo.

8. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 6 b) El/La administrador/a del fondo velará que se cumplan las normas d e control y el cumplimiento de estos deberes, caso contrario dará lugar a establecer responsabilidad pe rsonal por omisión de conformidad a las disposiciones. REPOSICIÓN DEL FONDO Art. 17 . La reposición del fondo se realizará cada semana o cuando el total de los pagos efectuados sumen el 50% del total del fondo de caja chica, con la finalidad que si empre exista disponibilidad de efectivo. Para dicha reposición será requisito la respectiva presentación de los ga stos en la solicitud de reintegro de caja chica (anexo 2) , adjuntando los vales de caja chica y comprobantes. Art. 18 . El/La administrador/a del fondo presentará la solicitud de reintegro de caja chica directamente al área contable del FIAES. En caso exista observaciones, se regresará la documentación al administrador/a del fondo para su corrección. Si no hay observaciones, esta última firmará d e revisado y elaborará el cheque o depositará en cuenta de la reposición del fondo, para presen tar a la Gerencia Financiera Administrativa para su autorización. CAPITULO VII DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO RESPONSABILIDAD Art. 19 . Será responsabilidad de las personas que autorizan los vales y el/la administrador/a del fondo de caja chica, que cubran con sus propios fondos los valores pagados: a) En forma indebida, por no sujetarse al presente reglamento b) Presentar documentos que no cumplan con los requisitos establecidos en este reglamento, y que no estén a nombre de FIAES DE LOS COMPROBANTES Art. 20 . Todos los pagos o compras realizadas con el fondo de caja chi ca, deben contar con su comprobante o factura original a nombre de FIAES, y deberá cumplir con los requisitos legales .

9. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 7 CAPITULO V II I DE LA SEGURIDAD Y CONTROL INTERNO DEL FONDO DE LA SEGURIDAD Art. 21. El fondo de caja chica será manejado en un dispositivo o caja metálica de cierre y con llave, el que estará en el poder del/la administrador/a del fondo. Este dispos itivo deberá permanecer en un lugar que reúna las condiciones de seguridad y al cual solo el/la responsable tenga acceso. ARQUEOS SORPRESIVOS Art. 22 . Con el propósito de asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, ya sea la auditoría externa, la Dirección Ejecutiva o la Gerencia Financiera Administrativa del FIAES, re alizarán arqueos en forma periódica y sorpresiva del fondo de caja chica, para tal efecto se el aborará un acta, estableciendo las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el adecuad o manejo del fondo. La respectiva acta será suscrita entre el administrador/a del fondo, el área contable y la Gerencia Administrativa Financiera del FIAES, debiendo mantener una copia en archivo para f uturas auditorias. DE LAS DIFERENCIAS DE SALDOS Art. 23 . Las diferencias del arqueo de caja chica se manejarán de la siguiente forma: a) Sobrantes: Serán contabilizados a favor de FIAES, mediante una partida contable que afecte cada una de las cuentas involucradas b) Faltantes: Serán deducidas al administrador/a del fondo, reponiendo el efectivo faltante DEL CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO Art. 24. La Dirección Ejecutiva y la Gerencia Financiera Administrativa s e encargarán de velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones y del uso correcto del fond o de caja chica, a fin de que no existan anomalías en la administración o uso de los fondos de caja chica. CAPITULO IX DISPOSICIONES FINALES Art. 25. Cualquier otra disposición que no haya sido contemplada en e ste reglamento, será atendida por la Dirección Ejecutiva del FIAES.

6. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 4 CAPITULO V DE LA DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN, RECONOCIMIENTO Y PROHIBICIONES DEL FONDO DESIGNACIÓN Art. 10 . La Gerencia Financiera Administrativa será la responsable de designar al administrador/a del fondo para la custodia, manejo y administración del fondo de caja chica. Es ta persona debe ser empleado/a y haber recibido la inducción por parte del área contable. Art. 11. En caso de ausencia temporal justificada del administrador/a de l fondo, la Gerencia Financiera Administrativa encargará su administración a otro empleado/a, para lo cual se suscribirá un acta de entrega – recepción, la que se archivará en la liquidación de gastos de caja chica; además, notificará a la Dirección Ejecutiva del cambio de administrador/a temporal del fondo. Art. 12 . En los casos de ausencia temporal justificada del administrador/a de l fondo en la U ET , será el coordinador/a territorial el que asuma temporalmente la administración del fon do, y entregará de nuevo al responsable cuando se haga presente. UTILIZACIÓN Art. 13 . El fondo de caja chica se utilizará para pagar la adquisición en ef ectivo de bienes y/o servicios de menor cuantía y otros pagos institucionales que tienen el carácter de im previsibles, y que no pueden pagarse regularmente con cheques. RECONOCIMIENTO Art. 14 . Se reconocerá como gastos elegibles con fondos de caja chica los siguientes: a) Suministro de combustibles y lubricantes b) Adquisición de suministros de aseo y limpieza c) Cubrir gastos de cafetería, té y azúcar d) Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas de las instalacion es, tales como: cerrajería, seguridad, fontanería, albañilería, mantenimiento de aire acondicionad o, fumigación, entre otros de similares características e) Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales f) Servicio de anillado y empastado

4. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 2 CAPITULO I OBJETIVO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN OBJETIVO Art. 1. El presente reglamento tiene por objeto regular y establecer las nor mas, la utilización y la liquidación del fondo de c aja chica. ALCANCE Art. 2. El fondo de c aja chica servirá única y exclusivamente para facilitar el buen funcionamien to de la administración institucional, permitiendo la adquisición en efectiv o de diferentes insumos e implementos urgentes para el desarrollo de una actividad, y cuyo costo no exceda lo estableci do en este Reglamento. ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 3. Serán sujetos a las disposiciones establecidas en este regl amento, el Consejo Administrativo, el personal de las diferentes áreas o dependencias, ya sea que se encuentren asignados/as en la sede central o territoriales del FIAES; incluyendo al administrador/a del fondo. CAPITULO II DEFINICIONES Art. 4. Para efectos del presente Reglamento se entiende por: a) Caja chica. Son aquellos fondos de efectivo disponible que sirven para f acilitar y agilizar el proceso de compras de gastos menores y urgentes contenidos en el presupuesto de FIAES; y por los cuales resultaría oneroso e impráctico la emisión de un cheque b) Administrador/a del fondo de caja chica. Se refiere al empleado/a responsable la custodia del efectivo, administración y uso conforme a las disposiciones de este Reglam ento c) Bienes y servicios de menor cuantía. Son aquellos bienes o servicios, insumos e implementos urgentes y de menor cuantía que se requieran d) UET. Es la Unidad de enlace territorial del FIAES, conformada por el/la Coo rdinador/a territorial, y el/la técnico/a financiero/a administrativo/a territorial

7. Reglamento de la administración de l fondo de c aja chica Página 5 g) Otros gastos de menor cuantía que no excedan del monto establecido en el art. 6 de este reglamento PROHIBICIONES Art. 15. No podrá utilizarse el fondo de caja chica y no se reconocerá como gastos los siguientes: a) Entregar dinero sin autorización b) Pago de servicios personales que habitualmente deben pagarse en planilla c) Gastos de uso personal de la UET d) Gastos de las entidades anclas del territorio e) Anticipos de viáticos, sueldos u otros similares f) Préstamos personales a empleados o terceros g) Cambio de cheques personales o terceros, u otros desembolsos no estipulados en esta disposiciones h) Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles y urgentes i) Apertura de cuentas de ahorro o corrientes j) Realizar pagos sin disponibilidad en las asignaciones presupuestarias k) Presentar para reposición o liquidación del fondo, documentos que no sean a nombre de FIAES o que cuenten con tachaduras, enmendaduras, borrones, mutilados, rotos o deteriora dos l) Presentar documentos para reposición o liquidación con fechas anteriores a la creación d el fondo m) Otros que no estén en concordancia con el buen uso de los recursos CAPITULO VI DEL MANEJO, USO Y REPOSICIÓN DEL FONDO MANEJO Y USO DEL FONDO Art. 16. En el manejo y uso del fondo de caja chica se observarán los siguientes pro cedimientos: a) Los gastos efectuados por el fondo de caja chica se resumirán en el formulario diseñado para tal fin en el sistema, y será legalizado con las firmas de elaborado p or el administrador/a del fondo, revisado por el área contable, y de autorizado por la Gerencia Financiera Adm inistrativa

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